Panduan Resmi: Ekosistem Digital Deteksi Dini "Portal BK!"

Gambar: Ilustrasi Solusi Multi-Channel Real-Time Berbasis Google Workspace (E-SUITE 12)

Platform: Google Form + Google Sheets + Google Chat + Email Otomatis

📌 Pendahuluan

Sistem ini dirancang untuk mengubah layanan Bimbingan dan Konseling (BK) dari yang bersifat reaktif menjadi proaktif. Dengan memanfaatkan kekuatan Google Workspace for Education, setiap laporan kasus siswa yang dikirim melalui Google Form akan secara otomatis dikirimkan ke email dan ruang Google Chat tim BK dalam waktu nyata.

Begitu formulir dikirim, data langsung tersimpan di Google Sheets, dan sistem otomatis memprosesnya untuk mengirimkan notifikasi lengkap kepada guru BK dan wali kelas. Seluruh proses berjalan tanpa perlu membuka editor kode — berkat adanya menu bar khusus dan tombol manual yang telah disediakan dalam spreadsheet.

Lebih dari sekadar otomatisasi, sistem ini mencerminkan filosofi baru dalam layanan BK digital: menciptakan alur kerja yang cerdas, cepat, dan kolaboratif. Dengan dukungan platform Google yang sudah tersedia gratis di akun belajar.id sekolah, sistem ini menghadirkan solusi nyata yang efisien, ringan, dan sepenuhnya terintegrasi dalam ekosistem pendidikan digital Indonesia.

⚙️ Fitur Utama Sistem

✅ Otomatisasi Penuh
Notifikasi terkirim seketika setiap kali formulir dikirim melalui trigger onFormSubmit(). Dengan sistem ini, guru BK tidak perlu menekan tombol manual untuk memantau laporan masuk.

✅ Multi-Channel Notifikasi
Sistem mengirim pesan ke dua jalur utama: 📧 Email penerima (melalui MailApp) untuk dokumentasi formal, dan 💬 Ruang Google Chat (melalui Webhook) untuk respons cepat dan kolaboratif antaranggota tim BK.

✅ Tombol Manual
Memungkinkan guru BK mengirim ulang notifikasi untuk kasus lama atau yang sempat terlewat, tanpa membuka editor skrip. Fitur ini mempercepat tindak lanjut laporan yang memerlukan pembaruan.

✅ Menu Bar Dinamis
Fitur ini memudahkan guru BK untuk membuat tombol, memasang trigger, dan mengirim notifikasi manual langsung dari menu atas Google Sheets, tanpa perlu membuka kode program.

✅ Aman dan Ringan
Seluruh proses berjalan langsung di dalam akun Google Workspace sekolah tanpa memerlukan server eksternal, menjadikannya hemat sumber daya, stabil, dan mudah dikelola oleh admin sekolah.

🧩 Arsitektur Sistem

Google Form
Media utama bagi siswa untuk melaporkan permasalahan atau kebutuhan intervensi BK. Setiap tanggapan otomatis terekam di Sheet “Form Responses 1”, memastikan data terdokumentasi dengan sistematis.

Google Sheet (Backend Sistem)
Berfungsi sebagai basis data utama dan host bagi kode Apps Script yang menjalankan proses notifikasi otomatis setiap kali ada data baru.

Apps Script
Menjadi otak sistem yang bertugas membaca data terbaru, mengirim notifikasi ke email dan Google Chat, serta membangun menu dan tombol otomatis yang membantu pengelolaan layanan BK digital.

Google Chat (Channel Notifikasi)
Tempat tim BK menerima pesan dengan format singkat dan jelas, mendorong respons cepat serta kolaborasi lintas peran dalam menangani kasus siswa. ```html

🧭 Langkah Instalasi (Panduan 5 Menit)

1️⃣ Persiapan Awal
Buka Google Form dan klik tab Tanggapan. Selanjutnya pilih ikon Spreadsheet hijau untuk membuat Google Sheet baru yang akan menampung data otomatis. Pastikan nama sheet adalah “Form Responses 1” agar sesuai dengan konfigurasi sistem.

2️⃣ Tambahkan dan Lengkapi Script
Buka menu Ekstensi → Apps Script di dalam Google Sheet. Hapus isi editor lama, lalu tempelkan kode sistem terbaru. Sesuaikan konfigurasi seperti alamat email penerima (RECIPIENTS), URL Webhook ruang Google Chat (WEBHOOK_URL), serta indeks kolom data. Simpan perubahan dengan menekan Ctrl+S.

3️⃣ Pasang Menu & Otorisasi Pertama Kali
Tutup editor Apps Script, lalu muat ulang (reload) Google Sheet. Menu baru ⚙️ Notifikasi BK akan muncul di bar atas. Klik Notifikasi BK → Kirim Ulang Notifikasi (Manual), lalu izinkan akses dengan memilih akun dan menekan Allow Access.

4️⃣ Pasang Trigger Otomatis
Agar sistem berjalan otomatis setiap kali formulir dikirim, buka menu Notifikasi BK → Pasang Trigger Otomatis. Jika berhasil, akan muncul pesan konfirmasi “✅ Sukses! Trigger otomatis berhasil dibuat.”

5️⃣ Tambahkan Tombol Manual
Untuk menambah tombol resend di dalam Sheet, klik Notifikasi BK → Buat Tombol Manual. Tombol “Kirim Ulang Notifikasi” akan otomatis muncul di atas sel A1 sebagai fitur tambahan untuk mengirim ulang pesan secara manual.

🧰 Tambahan Kode: Menu Bar Dinamis

Pastikan potongan kode berikut juga ada di dalam skrip utama agar menu “Notifikasi BK” muncul secara otomatis setiap dokumen dibuka.


// ====================================================================
// FUNGSI MENU BAR OTOMATIS
// ====================================================================

/**
 * Fungsi ini otomatis berjalan saat Spreadsheet dibuka.
 * Ia membuat menu kustom di bar atas Spreadsheet.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
      .createMenu('⚙️ Notifikasi BK')
      .addItem('📤 Kirim Ulang Notifikasi (Manual)', 'manualSendNotification')
      .addSeparator()
      .addItem('🧩 Buat Tombol Manual (Jika Hilang)', 'createManualButton')
      .addItem('⏱️ Pasang Trigger Otomatis', 'createTrigger')
      .addToUi();
}

📡 Alur Kerja Otomatis

Tahap	Aksi	Proses Otomatis
1	Siswa/Guru mengirim Formulir BK	Data masuk ke Sheet
2	Sistem memicu `onFormSubmit()`	Membaca baris terakhir dan memproses data
3	Notifikasi dikirim ke Email & Google Chat	Guru BK dan Wali Kelas menerima pesan instan
4	(Opsional) Guru klik tombol manual	Notifikasi dikirim ulang (berlabel RESEND)

🧠 Tips Profesional

Gunakan Variabel Global Secara Efisien
Hindari mendefinisikan ulang variabel di setiap fungsi. Simpan konfigurasi penting seperti ID Sheet atau URL Webhook Chat pada bagian awal skrip agar mudah dikelola dan mengurangi risiko kesalahan sintaks.

Uji Kode dengan Data Simulasi
Sebelum menerapkan sistem pada data nyata, lakukan uji coba menggunakan entri percobaan. Hal ini memastikan fungsi notifikasi, trigger, dan menu berjalan sempurna tanpa menimbulkan duplikasi atau error.

Kelola Akses dan Izin
Pastikan hanya akun guru BK atau admin yang memiliki akses pengeditan terhadap Google Sheet dan skrip. Langkah ini mencegah perubahan tidak sengaja yang dapat memengaruhi performa sistem.

📊 Evaluasi Sistem

Aspek Kecepatan Respon
Sistem terbukti mampu mengirimkan notifikasi ke Google Chat dalam waktu kurang dari 5 detik setelah formulir dikirim, meningkatkan efisiensi layanan bimbingan dan konseling berbasis digital.

Aspek Keamanan Data
Seluruh data siswa tersimpan di dalam lingkungan Google Workspace sekolah, dengan protokol keamanan dan izin berbasis akun belajar.id yang memastikan privasi tetap terjaga.

Aspek Skalabilitas
Struktur sistem memungkinkan pengembangan lebih lanjut, seperti integrasi dengan Google Classroom untuk laporan perilaku siswa atau Data Studio untuk analitik visual.

🌟 Kesimpulan

Dengan sistem ini, tim BK dan seluruh elemen sekolah dapat berkolaborasi secara efisien dalam deteksi dini, pemantauan, dan dukungan siswa.
Setiap laporan kasus baru akan segera diketahui melalui notifikasi otomatis, membantu guru mengambil tindakan cepat dan terkoordinasi.

Ingin menghadirkan layanan BK yang lebih cepat, terukur, dan modern di sekolah Anda?
Mulailah hari ini dengan menerapkan Sistem Notifikasi Multi-Channel BK Digital menggunakan akun Google Workspace for Education (belajar.id).

Cukup dengan satu formulir, satu spreadsheet, dan satu skrip sederhana-tim BK Anda dapat bekerja lebih efisien, berkolaborasi lintas peran, dan memberikan dukungan yang tepat waktu untuk setiap siswa.

🔗 Unduh template & panduan instalasi lengkap di laman resmi Edunspire Partner E-Suite (2025)
📧 Hubungi kami untuk pelatihan penerapan sistem BK digital di sekolah Anda. 👉PPT Materi Pelatihan

Demo sekarang juga Klik 👉Portal Klinik Deteksi DIni BK
Mari wujudkan ekosistem pendidikan yang proaktif, adaptif, dan berdaya digital!

🧑‍💻 Oleh:
Edunspire Partner E-Suite (2025)
Program: Sistem Notifikasi Multi-Channel BK Digital Sekolah
Lisensi: Edu Creative Commons – Boleh disebarluaskan dengan atribusi.